Category Archives: Change Management

4 Fase Krusial dalam Change Management

NLPACADEMIA.com – Melakukan perubahan bukanlah sesuatu yang mudah. Diperlukan tekad yang bulat dan aksi yang nyata dalam strategy management perubahan yang tepat untuk mengelola suatu perubahan sehingga tujuan dari perubahan itu dapat tercapai dengan baik, apalagi kalau perubahan ini menyangkut orang banyak.

NLP adalah ilmu yang mempelajari pola-pola yang mendasari terjadinya sesuatu, termasuk perubahan. Dari semua proses perubahan yang terjadi, terdapat pola yang berulang. Apabila orang mengerti pola perubahan yang dibagi ke dalam 4 fase maka akan sangat membantu siapapun untuk mengantisipasi perubahan. 4 fase itu perubahan terdiri dari:

1.      Denial – Penyangkalan
Pada fase ini orang akan menyangkal perubahan yang terjadi. Secara mental orang belum siap menghadapi perubahan yang terjadi pada dirinya. Pertanyaan, “Kenapa saya?, Tidak mungkin hal ini terjadi pada diriku” dan pertanyaan penyangkalan lainnya adalah pertanyaan-pertanyaan yang sering muncul di fase ini.

2.      Rejection – Penentangan
Setelah melalui Fase Denial, fase berikutnya adalah Rejection. Orang cenderung menolak perubahan tersebut karena belum dapat melihat manfaatnya. Alih-alih, malah melihat proses perubahan itu sebagai sesuatu beban yang berat karena harus menyesuaikan diri lagi, belajar lagi, dan lain sebagainya.

Di fase ini, orang yang belum dapat menerima perubahan ini cenderung menggalang kekuatan dengan teman-teman lain yang senasib untuk menggagalkan perubahan yang dilakukan.

3.      Exploration – Pembelajaran
Setelah Fase Rejection dilewati, apakah secara sukarela atau terpaksa, orang akan masuk dalam Fase Exploration. Dalam fase ini orang akan belajar mengenai sesuatu yang baru tersebut. Proses pembelajaran ini selaras dengan 4 Fase Pembelajaran dimulai dari: 1. Unconscious incompetence, 2. Conscious incompetence, 3. Conscious competence, dan 4. Unconscious competence. Untuk detailnya silakan baca: “4 Tahapan Menuju Mastery”.

4.      Commitment – Komitmen
Setelah orang melalui Fase Exploration, orang biasanya baru dapat melihat manfaatnya secara utuh. Setelah melihat dan merasakan sendiri manfaat dari perubahan itu maka dirinya akan commit untuk melakukan perubahan tersebut. Dan bahkan dapat menjadi change agent yang menganjurkan teman-temannya melakukan perubahan seperti yang dia lakukan.

Change  Management dalam Perusahaan – Sebuah Contoh Kasus
Untuk memudahkan penjelasan mengenai keseluruhan fase diatas, saya akan mengambil contoh perubahan sistem pencatatan manual menuju komputerisasi. Pada saat perusahaan memutuskan untuk mengganti sistem pencatatan manual dengan menggunakan komputer maka sesuatu yang lama berakhir dan proses perubahan mulai terjadi.

Fase Denial
Dalam fase ini, orang-orang yang sudah terbiasa menggunakan pencatatan manual akan sangat terganggu comfort zone-nya dan menyangkal realita yang sedang berlangsung. Orang-orang dalam fase ini seperti tidak percaya kalau sistem yang selama ini mereka gunakan akan digantikan dengan sistem baru yang mereka belum tahu manfaatnya. Bagi mereka tidak ada sistem lain yang lebih baik daripada sistem yang mereka gunakan sekarang.

Fase Rejection
Pada fase ini, mereka menolak sistem yang baru yang mengharuskan penggunaan komputer. Bahkan lebih buruk lagi, orang-orang yang tidak mau berubah bergabung menjadi satu kelompok, yaitu kelompok yang menolak terjadinya perubahan.

Fase Exploration
Pada fase ini, karena perusahaan sudah memutuskan untuk menggunakan komputer dan tidak bisa mundur lagi dari deadline yang ditetapkan maka perusahaan memutuskan bagi orang-orang yang tidak bisa mengikuti keputusan ini silakan mengundurkan diri, sedangkan yang mau menerima perubahan ini silakan melanjutkan penggunaan komputer. Berhubung ini sudah menjadi keputusan final perusahaan maka orang-orang yang memutuskan bergabung dengan perusahaan mulai mempelajari bagaimana mengoperasikan komputer.

Fase Commitment
Pada fase ini, orang-orang yang sudah melalui Fase Exploration mulai melihat manfaat yang luar biasa dari komputer, mulai dari penyimpanan data, analisa, komputasi, dan lain sebagainya yang sangat jauh manfaatnya apabila dibandingkan dengan cara manual. Setelah merasakan manfaatnya, mereka kemudian commit untuk melakukan pekerjaan dengan komputer dan bahkan mereka menjadi agent of change bagi rekan-rekannya yang lain agar mau menggunakan komputer. Setelah fase ini maka sesuatu yang baru (baca: perubahan) dimulai.

Time is the key success factor – waktu adalah faktor kunci penentu sukses change management.
Syarat sukses agar suatu perubahan dapat terjadi dengan sukses adalah waktu. Semakin lama suatu perubahan berada di Fase Denial dan Rejection maka tingkat kegagalan project ini makin tinggi. Sebaliknya, semakin cepat suatu perubahan melalui Fase Denial sampai pada Commitment maka tingkat sukses dari perubahan yang dilakukan akan semakin tinggi. Jadi, pastikan dalam melakukan perubahan Anda memperhatikan juga faktor waktu karena waktu memainkan faktor yang sangat penting dalam change management.

Belajar dari Sebuah Sikat Gigi Tua

Virginia Satir, seorang family therapist, yang juga adalah salah seorang dari 3 orang yang dimodel oleh Bandler dan Grinder mengatakan bahwa basic instinct manusia bukanlah survival atau bertahan hidup, namun “to keep things familiar. Atau dengan kata lain, manusia memiliki sifat atau kecenderungan untuk mempertahankan dan melakukan hal-hal yang sama. Inilah salah satu faktor yang menyebabkan orang susah berubah karena adanya dorongan dari bawah sadar untuk mempertahankan dan melakukan hal-hal yang sama.

Suatu hari saya merasa bahwa sudah waktunya bagi saya untuk mengganti sikat gigi saya yang sudah tidak layak pakai lagi. Sikat gigi tua yang mau dipensiunkan ini sudah tidak nyaman untuk digunakan karena bulu sikatnya sudah melebar kemana-mana sehingga kalau digunakan menyebabkan gusi menjadi sakit karena bulu sikatnya ikut menyikati gusi saya.

Pada saat itu juga saya mengatakan pada diri saya sendiri setelah sikat gigi kali ini saya akan menggantinya dengan sikat gigi yang baru. Setelah selesai, saya meletakkan sikat gigi itu kembali ke tempatnya semula. Bencana kembali terjadi karena pada saat malam sebelum tidur saya kembali menggunakan sikat yang sama. Kembali saya mengatakan setelah sikatan terakhir ini saya akan segera mengganti sikat gigi tua ini dengan sikat gigi yang baru. Setelah proses sikat gigi selesai saya kembali meletakkan sikat gigi ini kembali ke tempatnya semula. Perubahan tetap tidak terjadi! Walaupun saya sudah mengatakan untuk menggantinya berulang kali. Keesokan paginya saya tetap menggunakan sikat gigi yang sama.

Benar kata Virginia Satir bahwa basic instinct manusia bukanlah survival, namun mempertahankan melakukan hal-hal yang sama. Hal ini terjadi karena suatu kebiasaan dilakukan terus menerus melalui jalur neuron yang sama dan tersimpan dalam program bawah sadar. Semua program yang tersimpan di bawah sadar akan bekerja secara otomatis. Untuk mengetahui bagaimana terbentuknya suatu kebiasaan dan bagaimana cara meng-uninstall kebiasaan buruk baca: Jalur Neuron & Kebiasaan.

Melanjutkan cerita sikat gigi diatas, sampailah saya pada suatu hari dimana setelah sikat gigi yang terakhir saya langsung membuang sikat gigi tua itu ke tong sampah walaupun dengan risiko tidak sikat gigi pada esok pagi karena belum tentu ada stok sikat gigi di rumah. Dan benar, esok paginya saya kalang kabut karena tidak menemukan sikat gigi tua tersebut di tempatnya dan tidak ada stok sikat gigi baru di rumah. Namun, Voila! Perubahan terjadi. Sayapun melangkah ke minimarket terdekat untuk membeli sikat gigi baru.

Change will never take place if it is not put into action & miracle only happens in the real actions. Belajar dari cerita sederhana diatas, perubahan tidak pernah akan terjadi apabila tidak dilakukan & keajaiban hanya terjadi dalam aksi nyata. Proses perubahan tidak cukup hanya dipikirkan dan diucapkan saja. Namun, harus dilakukan. Itu sebabnya orang yang sering membuat rencana, terlepas apakah itu  rencana bisnis, rencana merubah kebiasaan buruk, dan rencana-rencana lainnya, tidak akan berhasil apabila tidak dilakukan.

Sebagai penutup, apabila outcome atau goal sudah dibuat, langkah berikutnya adalah melakukannya dalam bentuk ACTION. Pertanyaannya adalah, “Apakah Anda sudah melakukan apa yang sudah Anda rencanakan?”

Semoga bermanfaat.

~ Live the life you want to live & make sure it is useful.

Anticipate the Change Before It Happens to You

Segala sesuatu yang berbentuk atau berkondisi adalah tidak kekal. Satu-satunya yang kekal adalah perubahan itu sendiri. Manusia tidak bisa melawan hukum alam ini. Satu-satunya yang dapat dilakukan adalah mengantisipasi dan mempersiapkan diri dengan baik sehingga pada saat perubahan terjadi, kita sudah siap menghadapinya.

J. Stewart Black, Ph.D., profesor Business Administration di University of Michigan, USA  dan Hal B. Gregersen, Ph.D. profesor Global Leadership di Brigham Young University, USA, mengelompokkan perubahan ke dalam 3 jenis, yaitu:
1.      Anticipatory change
Tindakan-tindakan antisipatif dilakukan jauh sebelum suatu hal yang buruk terjadi. Ini adalah tahap yang paling ideal dalam change management atau pengelolaan perubahan karena sebelum perubahan itu terjadi kita telah melakukan tindakan-tindakan antisipasi. Misalnya, sebelum sakit terjadi, kita melakukan antisipasi berupa olah raga dan berpola hidup sehat, dsb. sebelum risiko obesitas, sakit jantung, stroke, dsb. menghampiri diri kita.

2.      Reactive change
Tindakan-tindakan reaktif yang dilakukan untuk menghadapi suatu perubahan yang telah terjadi. Tahap ini kurang ideal, namum masih lebih baik apabila dibanding dengan crisis change (perubahan karena krisis). Contohnya, pada saat mulai batuk-batuk, orang baru berhenti merokok dan minum obat (bersifat reaktif).

3.      Crisis change
Tindakan-tindakan perubahan dimulai pada saat krisis terjadi. Fase ini adalah perubahan yang paling tidak ideal dan sangat tidak disarankan karena tingkat keberhasilannya sangat kecil walaupun tidak bisa dikatakan tidak ada. Contohnya, pada saat orang divonis dokter terkena sakit kanker paru, baru mau melakukan perubahan. Tingkat keberhasilan akan semakin kecil apabila krisisnya (baca: kankernya) sudah berada pada yang lebih tinggi, misalnya: stadium IV pada penyakit kanker.

Ketiga jenis perubahan diatas tidak hanya berlaku pada individu namun juga dalam dunia korporasi. Berikut ini adalah penjelasan berikut dengan contoh-contohnya:

Anticipatory change
Perusahaan tetap melakukan continuous improvement, walaupun berada dalam keadaan yang sangat baik, seperti penjualan masih tumbuh, banyak orang-orang bagus dalam perusahaan, nama baik perusahaan disegani di pasar, tingkat keuangan sangat sehat. Perusahaan tetap konsisten melakukan perubahan-perubahan antisipatif, seperti melakukan peningkatan sistem, melakukan inovasi tiada henti, berinvestasi pada sistem IT, melakukan training bagi SDM-nya, dsb.

Reactive Change
Pada tahap ini ditandai dengan tanda-tanda yang mulai menurun, seperti: penjualan mulai stagnan, pelanggan mulai berpindah ke perusahaan lain, kredibilitas perusahaan mulai berkurang, karyawan bagus sudah mulai berkurang, tingkat keuangan tidak sebaik sebelumnya, dsb. Pada tahap ini perusahaan harus melakukan turn around untuk membalikkan arah ke arah yang lebih baik melalui tindakan-tindakan reaktif, misalnya melakukan “company health check” untuk mencari tahu apa inti permasalahan yang sedang dihadapi sehingga dapat dilakukan tindakan-tindakan perbaikan untuk melakukan turn around.

Crisis Change
Pada tahap ini ditandai dengan tanda-tanda yang kurang menguntungkan, seperti: penjualan menurun drastis, pelanggan berpindah secara significant ke kompetitor, kondisi keuangan perusahaan sedang parah-parahnya, nama baik perusahaan jelek di pasar, karyawan bagus sudah tidak ada dalam perusahaan, dsb. Pada tahap ini perusahaan berada dalam keadaan krisis yang dapat diibaratkan seperti terkena kanker pada stadium IV. Untuk keluar dari keadaan ini dibutuhkan usaha yang luar biasa besar dan tingkat keberhasilannya tidak setinggi tahap reactive change.

Dengan mengetahui jenis-jenis perubahan seperti yang diuraikan diatas maka sangat disarankan untuk terus melakukan perubahan antisipatif. Jangan menunggu sampai terjadi sesuatu yang tidak diinginkan, misalnya sakit, baru kemudian kita sibuk melakukan perubahan. Namun, justru pada saat sehat seperti sekarang ini, dimana kondisi masih sehat, tenaga masih kuat, semangat masih tinggi, kita terus melakukan perubahan antisipatif.

Senada dengan apa yang dikatakan oleh Black & Gregersen diatas, Peter F. Drucker mengatakan, “One cannot stop the change. One can only be ahead of it”. Kita tidak dapat menghentikan perubahan. Namun kita dapat  berada di depan perubahan itu untuk melakukan antisipasi atas datangnya perubahan tersebut. Semoga bermanfaat.

~Live a life you want to live & make sure it is useful!